Informatie op een effectieve en efficiënte manier delen tijdens je bestuursvergaderingen kan een hele uitdaging zijn. Er wordt van je verwacht dat je de juiste informatie deelt op het juiste moment en met de juiste mate van detail. Als je dat niet doet, kan dat leiden tot onnodige discussies en zorgen, en mogelijk tot verlies van overtuiging bij de investeerders, die je op de lange termijn nodig hebt.

Je spel verbeteren

Nieuwe aandeelhouders die grote bedragen inbrengen, betekenen dat je hogere verwachtingen moet managen. Als je je investeerders en hun gevoeligheden goed kent, kan dat het verschil maken in een bestuursvergadering. Hebben ze bepaalde zorgen over CMC met je product? Zorg ervoor dat je die zorgen direct aanpakt. Werden bepaalde elementen van je regelgevingsstrategie in twijfel getrokken? Bespreek de strategie expliciet opnieuw en deel de inspanningen die het managementteam heeft gedaan om de situatie te verbeteren.

Voorbereiding is de sleutel

Je mag dan wel de volledige controle hebben over je bedrijf en alle curve balls die naar je toe worden gegooid, maar als je dit niet op een effectieve manier kunt overbrengen, kan de raad van bestuur vraagtekens zetten bij de capaciteiten van het Management Team. Door goed voorbereid te zijn, kun je ze geruststellen dat je alles onder controle hebt. Je kunt dit bereiken door de agenda en het voorleesmateriaal op tijd te delen, je verhaal en deck op een logische manier te structureren en ervoor te zorgen dat je dia's er professioneel uitzien.

Zorg er ook voor dat je onderscheid maakt tussen primaire en secundaire onderwerpen en deel duidelijk hoe deze onderwerpen een rol spelen in de status quo. Een algemene vuistregel is om er altijd voor te zorgen dat de 'en dan?'-vraag is beantwoord en dat de onderste regel bovenaan de dia staat.

De belangrijkste hoofdstukken in je deck moeten zijn:

• Hier bespreek je onderwerpen zoals de impact van de cash runway forecast op financieringsactiviteiten, business development, (toekomstige) productie en executive appointment plans.
  
• Deel updates over operationele plannen, waaronder het klinische en regelgevende plan, CMC en contractrelaties. Bedrijfsdoelen duidelijk definiëren en herzien.
  
• Deze onderwerpen omvatten de goedkeuring van de notulen en resoluties van voorgaande bestuursvergaderingen, budget vs. feitelijk en algemene updates. Een bestuursvergadering draait vaak om deze punten. Hoewel ze fundamenteel zijn voor de vergadering, zouden ze niet het hoofddoel moeten zijn, namelijk het bespreken van je strategie en bedrijfsdoelen. Daarom stellen we voor dat je tijd reserveert voor huishoudelijke zaken nadat de belangrijkste strategische punten zijn besproken.
  

De juiste mensen in dezelfde ruimte plaatsen

Tijd is uiterst kostbaar en iedereen hecht waarde aan efficiëntie, dus daar moet je tijdens je vergadering rekening mee houden. Zorgvuldig nadenken over de verschillende constellaties van mensen die moeten deelnemen aan de besloten/uitvoerende sessie, de open sessie en de verschillende subcommissies zal de efficiëntie van de bestuursvergaderingen ten goede komen. Het hebben van een apart wetenschappelijk comité of een ander gespecialiseerd comité om kritieke onderwerpen vooraf te bespreken, kan ook de ongerustheid onder bestuursleden verminderen, omdat ze weten dat er een diepgaand onderzoek heeft plaatsgevonden en dat eventuele problemen adequaat worden aangepakt.

Onthoud waarom je bestuursvergaderingen houdt

Bestuursvergaderingen zijn geen eenrichtingsverkeer van informatie. Ja, het bestuur verwacht dat er verslag wordt gedaan van zaken uit het verleden, het heden en de toekomst, maar dit is voor jou ook een kans om de kennis en expertise van je bestuur te benutten. Je bestuur heeft de fiduciaire plicht om te handelen in het belang van het bedrijf en niet in het eigen belang van de leden. Als zodanig kun je gebruik maken van alle verschillende ervaringen en knowhow die je bestuursleden bezitten om de meest uitdagende hindernissen voor je bedrijf te nemen.

‍